Gestionar tu catálogo en masa

Los enlaces Import y Export te esperan en la parte superior de la lista, en Products › All products.

El reparto entre las dos formas de trabajar está bastante claro. El archivo está hecho para los campos que llevan un valor: un precio, un nivel de stock, una referencia, la vinculación de una variante a su producto. Hace el mismo gesto en mil filas tan rápido como en una. La ficha de producto está hecha para lo que convence: la descripción, el orden de los visuales, los productos complementarios. Ese es el tema de la guía «Acertar con tus fichas de producto», y se decide producto a producto.

Una regla sencilla para zanjarlo. Si vas a repetir la misma manipulación más de una decena de veces, es trabajo de archivo. Si cada producto exige una decisión propia, es trabajo de pantalla.

Una palabra sobre el ritmo, porque cambia tu forma de organizarte. La exportación se prepara en segundo plano: un email te avisa cuando está lista, y el archivo te espera en Settings › My files. La importación funciona igual, con su propio email de confirmación. En un catálogo grande, lanza la operación en un momento en el que puedas volver a ella unos minutos después.

Este es el único mecanismo que hay que entender, y explica la mayoría de las importaciones que producen algo distinto de lo esperado.

Cada fila de tu archivo lleva un identificador de producto, y cada variante lleva el suyo. Con el identificador relleno, la plataforma reconoce el elemento y lo actualiza. Con el identificador vacío, lo crea. Eso es lo que hace que un mismo archivo pueda corregir tu catálogo o construir un segundo al lado.

De ahí el reflejo que vale para cualquier actualización: parte siempre de una exportación, nunca de una hoja en blanco. La exportación te devuelve dos cosas que no puedes reconstruir de memoria. Primero los identificadores. Después los nombres exactos de las columnas, que la importación lee al pie de la letra: una sola columna mal escrita hace fallar el archivo entero.

Dos puntos van unidos a esto, y deciden la forma de tu archivo. La referencia de una variante es única en la tienda, y es lo que te permite orientarte en un archivo de mil filas. Y un producto disponible en tres tallas ocupa tres filas, unidas entre sí por una columna común: el precio, el stock y la referencia viven en la variante, no en el producto.

Una importación se aplica tal cual: modifica tus productos directamente, y el estado anterior solo existe en tu archivo. Así que toda la seguridad de la operación descansa en lo que haces antes de hacer clic, y se reduce a tres gestos.

Exporta primero tu catálogo completo. No un producto, ni solo la colección en la que trabajas: todo el catálogo, con todos sus atributos. Ese archivo no es para la operación, es tu copia de referencia, y es lo que te permite volver atrás.

Trabaja sobre un duplicado. El archivo de referencia se queda cerrado en un rincón, tú editas una copia. Una hoja de cálculo abierta durante dos horas siempre acaba recibiendo una pulsación accidental, y más vale que sea en la copia.

Empieza por un alcance pequeño. La exportación puede limitarse a una sola colección. La primera vez que hagas una operación, exporta una colección, aplícale tu cambio, importa, y después ve a mirar el resultado en tu lista de productos y en la vista previa de tu app. Lo que funciona en doce productos funcionará en mil.

Aquí es donde el archivo se convierte en una herramienta de comerciante, porque hace de una vez lo que a mano llevaría un día.

Las rebajas en todo el catálogo, por ejemplo. La operación cabe en dos columnas: el precio base pasa al precio tachado, y el precio rebajado ocupa su sitio en el precio. Importas, y todo el catálogo cambia, precios tachados incluidos. Al final de la operación, la importación inversa lo devuelve todo a su sitio.

Lo que conviene recordar no es la manipulación, sino lo que permite prever: prepara el archivo de salida al mismo tiempo que el de entrada. Volver a la normalidad es lo que se olvida, y es lo que cuesta, porque lo descubres un lunes por la mañana con el catálogo todavía de promoción. Tu exportación de referencia ya es ese archivo de salida, siempre que la hayas conservado intacta.

Una operación general sobre los precios es una herramienta entre otras. Cuando tu descuento apunta a un periodo, a un importe de pedido o a una parte de tu clientela, se define en Marketing › Discounts › Discount list, sin tocar el catálogo. La guía «Maximizar tus ventas» expone la comparación entre ambas.

El stock se lee producto a producto en tu lista, tiene su propia pantalla en Products › Stock, y se edita en la ficha de producto. Ese ritmo te conviene mientras los movimientos sean los de la venta en línea, que la tienda descuenta sola.

Cambia en cuanto tu stock se mueve en otro sitio que no sea la app: una entrega que llega, un día de mercado, un inventario de fin de mes. Entonces tienes cincuenta cantidades que corregir de una vez, y eso es justo lo que el archivo hace bien. Exportas, rellenas la columna de stock de cada variante, y vuelves a importar.

Un valor merece conocerse antes de rellenar esa columna: el stock ilimitado es un valor como otro cualquiera, el que toman los productos que no cuentas, un servicio o un producto hecho a medida. Lo encontrarás tal cual en la exportación, y puedes ponerlo en otras filas.

La importación sirve también para la mudanza, cuando tu catálogo ya existe en otra plataforma y estás abriendo tu app. Es el caso en el que el tiempo ganado se ve más, y en el que el orden de las operaciones importa más.

El archivo lleva el esqueleto: títulos, referencias, precios, variantes, niveles de stock, vinculación a las colecciones. Pone una tienda en pie en una sola importación.

Con el esqueleto colocado, lo que queda es lo que hace comprar. Así que prevé una segunda pasada para las descripciones y los visuales, ficha a ficha, y ten en cuenta que una foto viaja por su dirección: para que siga a tu importación, tiene que estar ya en línea en algún sitio y ser accesible públicamente. Muchas migraciones se hacen en dos tiempos por esa razón, y es un buen plan de acción: el archivo te da la estructura en una hora, y las fichas de producto se trabajan después al ritmo al que las afinas.

La guía «Acertar con tus fichas de producto» cubre esa segunda pasada, y la guía «Organizar tu tienda» cubre las colecciones donde archivarlo todo.