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DESCUBRIRConvierte tus documentos en respuestas con GoodBarber Chatbot
GoodBarber Chatbot ahora puede utilizar los documentos que subes junto con el contenido seleccionado en tu app. Políticas internas, manuales, materiales de formación, guías prácticas y otros recursos de texto se convierten en fuentes que los usuarios pueden explorar haciendo preguntas. Para mostrar lo que aporta esta novedad, seguiremos a un empleado que busca una norma en la política de viajes de su empresa.
Empieza por la pregunta que se hacen tus usuarios
En una app, publicar un documento útil es solo una parte del trabajo. También hay que ayudar a encontrar la información adecuada cuando llega el momento de actuar. Un archivo con un nombre claro facilita la consulta de una biblioteca, pero quien lo busca puede tener una pregunta más inmediata.
La comunicación interna es solo una de las aplicaciones posibles. El mismo enfoque sirve para recursos educativos, guías para miembros de una organización, referencias técnicas u otros documentos útiles compartidos en una app. En nuestro ejemplo, un empleado prepara una visita a un cliente y necesita saber:
¿Qué gastos de viaje necesitan autorización previa?
Hemos incorporado los documentos a las fuentes de GoodBarber Chatbot para que los archivos que ya mantienes puedan alimentar estas conversaciones. Tú eliges los documentos. Los usuarios preguntan con sus propias palabras. El asistente busca los pasajes pertinentes y los utiliza para elaborar una respuesta.
La pregunta se convierte en una vía de acceso a la política de viajes. El empleado puede partir de la decisión que debe tomar, aunque no conozca el título del documento que la explica.
Aprovecha la política que ya tienes
Tu equipo puede disponer ya de una política de viajes aprobada en PDF. Incorporar esa información al asistente ya no requiere convertir cada parte de la política en un artículo del CMS. Añade el archivo a la sección Chatbot correspondiente, donde complementará el contenido de la app que has seleccionado.
Ahora puedes añadir una política exportada en PDF, un manual redactado en Word, una lista de comprobación en texto plano o una guía mantenida en Markdown, y se prevé incorporar más tipos de documentos a medida que evolucione la función.
Lleva el pasaje pertinente a la conversación
Volvamos al empleado que prepara una visita a un cliente. En nuestra política de ejemplo, las comidas con clientes, el alquiler de un vehículo y los cambios en una reserva aprobada requieren la autorización del responsable antes de comprometer el gasto. La política también explica qué información debe incluir la solicitud.
Una respuesta basada en ese pasaje puede reunir esas categorías e indicar al empleado que envíe a su responsable el motivo del viaje, el coste estimado y la razón de la solicitud. Son normas de nuestro documento de ejemplo; las respuestas de tu asistente dependerán del material que proporcione tu equipo.
Cuando el acceso al original está activado, una tarjeta de fuente puede identificar el archivo y permitir al empleado consultarlo. Las indicaciones de lectura le ayudan a localizar la información pertinente dentro del documento.
Esto resulta útil cuando alguien quiere comprobar la redacción antes de enviar una solicitud. La conversación ofrece una respuesta que puede revisar, con la política original disponible para consultar el contexto.
Decide si los empleados pueden abrir el original
Cada archivo tiene una opción Accesible para los usuarios. Si está desactivada, el documento puede alimentar las respuestas sin que se muestren su nombre, su enlace de descarga o su tarjeta de fuente. Si está activada, el asistente puede compartir el original para que los usuarios lo abran o descarguen.
En nuestro ejemplo, activar el acceso a la política de viajes permite leer el procedimiento completo de autorización. Puedes dejar otro documento sin acceso a la descarga y seguir utilizando su contenido para alimentar las respuestas. Elige la opción adecuada para cada archivo que añadas.
Independientemente de la opción que elijas para compartir los documentos originales, puedes restringir el acceso al Chatbot a usuarios autenticados o a grupos específicos mediante la extensión Grupos de usuarios.
Combina los documentos con el contenido de tu app
La política de viajes es solo una parte de la preparación del empleado. Un artículo puede explicar cómo organiza la empresa las visitas a clientes. Un evento puede anunciar un taller de preparación. Un punto en el mapa puede indicar la oficina que visitará. Un podcast puede compartir consejos prácticos de un compañero. GoodBarber Chatbot puede utilizar los artículos, eventos, puntos del mapa y podcasts seleccionados junto con los archivos subidos en una misma base de conocimientos.
Tu equipo sigue eligiendo el formato más adecuado para cada información. Publica una noticia como artículo, comparte una entrevista en un podcast, incluye una cita en el calendario y conserva una política detallada en un documento. Los empleados pueden seguir consultando esas secciones habituales, con el asistente como vía de acceso conversacional cuando tienen una pregunta concreta.
Mantén el control de las fuentes de cada respuesta
Cuando cambia la política de viajes, tu equipo solo tiene que eliminar el archivo anterior y añadir la versión actualizada. Sigue manteniendo los documentos de referencia, mientras el Chatbot facilita que los empleados consulten esa información.
Empieza por un documento que tu público consulte con frecuencia, como una política interna, un manual o una guía práctica. Añádelo en Chatbot > Archivos, decide si el original estará accesible y haz una pregunta sobre su contenido. La documentación del Chatbot explica los pasos de configuración.
